Was können Unternehmen präventiv tun, um Compliance-Verstöße künftig zu vermeiden?

Ein Unternehmen sollte zunächst analysieren, in welchen Bereichen es für Korruption und sonstige Compliance-Verstöße anfällig ist: Inwiefern wird mit Staatsbediensteten interagiert? Wie laufen die Entscheidungsprozesse in der Einkaufs- und Vertriebsabteilung ab? Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip?

Im nächsten Schritt ist der Aufbau eines Compliance-Systems in der chinesischen Tochtergesellschaft unumgänglich. Zu dessen zentralen Elementen gehören die Erstellung eines Compliance-Handbuchs mit den wesentlichen rechtlichen Vorgaben und unternehmensinternen Richtlinien, regelmäßige Schulungen (die auf Chinesisch stattfinden sollten), eine Whistleblower-Hotline sowie die vertragliche Verpflichtung von Arbeitnehmern und Vertragspartnern zur Einhaltung geltender Gesetze.

Entscheidend für den Erfolg eines Compliance-Systems ist letztlich, dass im Unternehmen eine Kultur herrscht, in der die Beachtung von Gesetzen gleichwertig neben dem Erreichen der Umsatzziele steht und sich die Mitarbeiter mit der Qualität des Produktes oder der Dienstleistung so identifizieren, dass sie zu deren Absatz nicht auf unlautere Hilfsmittel zurückgreifen.

Sollte es bereits zu Verstößen gekommen sein: Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, um deren Auswirkungen nachträglich zu entschärfen?

Wenn der Verstoß intern aufgefallen ist, sind unter Einbindung externer Rechtsberater, die mit den rechtlichen, kulturellen und sprachlichen Besonderheiten in China vertraut sind, Art und Ausmaß der Verletzungen sorgfältig zu ermitteln. Verstöße sind zu sanktionieren und Maßnahmen zu ergreifen, die eine Wiederholung verhindern.

Falls bereits behördliche Ermittlungen eingeleitet worden sind, empfiehlt es sich mit den Behörden zu kooperieren, keine Unterlagen zu vernichten und externen Rechtsrat einzuholen. Je mehr zudem auf ein existierendes Compliance-System verwiesen werden kann, desto günstiger fällt häufig die Beurteilung durch die Ermittlungsbehörden aus.